La forma en que organiza su lista de tareas pendientes puede hacerlo más productivo. No querrás estar mirando la lista de compras de tu casa mientras trabajas en la oficina y no querrás que te recuerden una presentación importante mientras haces compras en tu día libre. Trabajar en las tareas adecuadas en el momento adecuado es un principio central de la metodología Getting Things Done® (GTD®), diseñada teniendo en cuenta la productividad. Si sigue GTD o está considerando adoptarlo, necesita una aplicación diseñada para funcionar con este sistema único. Si bien hay cientos de aplicaciones de tareas pendientes que puedes usar, probamos más de 30 opciones para encontrar las 10 mejores aplicaciones para GTD. Estas aplicaciones te ayudan a seguir GTD y hacer más cosas.
Getting Things Done ® y GTD ® son marcas comerciales registradas de David Allen Company.
¿Qué es GTD?
GTD significa Getting Things Done, que es a la vez el título de un libro y un método de trabajo desarrollado por David Allen. Getting Things Done contiene teorías generales sobre la productividad personal y un enfoque paso a paso para organizar todo lo que necesita hacer.
Como se mencionó, un principio importante en GTD es centrarse en las tareas correctas en el momento adecuado. Palabras de ubicación como «hogar» y «oficina» suelen aparecer en la lista de tareas de GTD. Además, GTD te anima a anotar rápidamente cualquier tarea o idea que te venga a la mente, para que puedas sacártelas de la cabeza y guardarlas para más tarde sin distraerte de lo que estás haciendo en ese momento. Si bien el método GTD tiene mucho más que ofrecer y se puede implementar con lápiz y papel, estos dos ejemplos (usar palabras de localización y anotar ideas rápidamente) son razones por las cuales una aplicación diseñada para GTD es superior al uso de papel. Además, editar tus tareas es más fácil y limpio en una aplicación que en papel, ya sea cambiando las prioridades de los elementos, reasignando fechas de entrega o cambiando el idioma para ser más específico sobre lo que debes hacer.
Algunos (incluido Allen) han argumentado que cuando recuerdas una tarea que necesitas escribir, es más rápido hacerlo en papel que levantar tu teléfono, abrir una aplicación y tocar los botones correctos. Pero ese no es necesariamente el caso cuando te sientas frente a una computadora todo el día o usas el dictado de voz a texto en tu teléfono.
Poder enviar una nota desde la aplicación de correo electrónico que ya está abierta en su escritorio directamente a su aplicación de tareas pendientes puede ahorrar tiempo y evitar distracciones que pueden surgir al mirar otras ideas que haya escrito. Del mismo modo, tener un acceso directo en tu teléfono que abre una nueva nota de tarea en la aplicación GTD donde puedes dictar una idea no es nada molesto. Es rápido, eficiente y simple. Características como estas son parte de lo que hace que algunas aplicaciones GTD sean mejores que otras.
Una nota sobre los precios: las aplicaciones GTD rara vez son gratuitas y, cuando hay disponible un nivel de servicio gratuito, suele ser bastante limitado. En esta lista de las mejores aplicaciones GTD, sólo dos son gratuitas: NirvanaHQ y Todo by Appigo. La mayoría cobra una tarifa de suscripción recurrente, entre $20 y $120 por año, o cobra algo similar a una tarifa única de $50 por una aplicación de escritorio.
Cómo elegimos las mejores aplicaciones GTD
Todas las aplicaciones de esta lista cumplen tres requisitos básicos. Primero, tienen características específicas de GTD, como la capacidad de agregar contexto a las tareas. En segundo lugar, son accesibles en más de una plataforma, ya que es importante poder consultar tu lista GTD estés donde estés. (En un mundo perfecto, preferiríamos aplicaciones disponibles en tantas plataformas como sea posible, pero entre las aplicaciones GTD, algunas de las mejores son solo para macOS e iOS). En tercer lugar, deben ser de uso intuitivo y estar bien diseñadas. para que la gente realmente los encuentre en uso. Esto es algo que determinamos mediante pruebas prácticas.
Un poco más sobre el primer punto: Como muchos seguidores de GTD saben, algunas aplicaciones están diseñadas específicamente para el método, mientras que otras son flexibles y pueden usarse si las configuras para ese propósito. Por ejemplo, la aplicación para tomar notas Evernote no fue diseñada específicamente para el método de Allen, pero puedes configurar fácilmente los ajustes y funciones para usar Evernote para GTD . Sin embargo, no incluimos dichas aplicaciones aquí.
Si está buscando una aplicación de administración de tareas con más flexibilidad, consulte también nuestras recomendaciones para las 40 mejores aplicaciones de tareas .
Dicho esto, aquí tienes, en orden alfabético, las 10 mejores aplicaciones para GTD.
Las mejores aplicaciones para GTD
2do
Ideal para agregar detalles específicos a las tareas
2do es una aplicación GTD rica en funciones que solo está disponible para dispositivos Mac e iOS. Una característica útil para quienes siguen GTD es que 2do tiene campos integrados para agregar detalles específicos a su actividad, como la ubicación de un número de teléfono cuando la actividad implica realizar una llamada o enviar un mensaje de texto. 2nd admite notas de audio, estimaciones de tiempo para tareas, vista de calendario y granularidad fina para agregar recordatorios. Cada tarea puede tener un recordatorio único en un momento determinado con un tono personalizado, un mensaje emergente o cualquier otra cosa. Esta aplicación de precio razonable no ofrece colaboración nativa, pero puedes compartir listas sincronizándola a través de Apple Reminders. Tampoco le permite crear nuevas tareas por correo electrónico a menos que las sincronice a través de Toodledo y use la opción de correo electrónico proporcionada en la aplicación.
Plataformas compatibles: iOS, macOS
Precio: $14,99 (iOS), $49,99 (Mac)
cosas faciles
Ideal para capturar y revisar ideas y actividades estilo GTD
La aplicación web y móvil FacileThings tiene una interfaz elegante y utiliza varios ganchos específicos de GTD para hacerla atractiva. Su mejor característica es un proceso de dos pasos llamado Capturar y Limpiar. Anotas rápidamente las tareas a medida que te vienen a la mente en una pestaña de la aplicación llamada Capturar y, cuando es el momento adecuado, las revisas una por una en la sección Aclarar. Esto funciona muy bien para las personas que siguen una metodología GTD estricta, pero no es ideal si desea agregar detalles a sus tareas (como fecha límite, indicador de urgencia, tiempo estimado para completar) a medida que se le ocurren porque tiene que esperar. al paso Enjuague para hacer esto. En general, FacileThings es una muy buena aplicación con muchas funciones, incluida la posibilidad de agregar tareas por correo electrónico y un diseño estéticamente agradable.
Plataformas compatibles: Android, iOS, web
Precio: $84/año
tarea de fuego
Ideal para gestionar el trabajo estilo proyecto
Firetask es una aplicación GTD solo para Mac e iOS adecuada para personas que trabajan en proyectos. Firetask incluye una opción para delegar tareas asignándolas a tus contactos, aunque no ofrece una verdadera colaboración como lo hacen las aplicaciones de gestión de proyectos con todas las funciones . Otras características de GTD incluyen vistas como Hoy, que muestra todas las tareas vencidas o destacadas, y A continuación para las próximas tareas y proyectos. Firetask también incluye una vista kanban de tus tareas. Las aplicaciones se venden por separado por una tarifa única razonable. Plataformas compatibles: macOS, iOS
Precio: 39,99 dólares (Mac); $19,99 (iOS)
Enfocador
Lo mejor para planificar actividades.
La aplicación web Focuster, a la que también se puede acceder desde navegadores móviles, está diseñada para empresarios ocupados que necesitan ayuda para administrar su tiempo. Su característica destacada es que comprueba automáticamente en Google Calendar los momentos en los que estás libre y luego programa las tareas en consecuencia. Usted le dice a Focuster cuándo vencen las tareas y cuánto tiempo espera que tomen, además de sus horas de trabajo y tiempo libre, y él se encarga del resto. Focuster no ofrece la posibilidad de crear tareas simplemente enviando un correo electrónico a una sola dirección como lo hacen muchas otras aplicaciones GTD.
Plataformas compatibles: web (incluido el navegador móvil)
Precio: Desde $119,88/año
NirvanaHQ
Mejor seguir GTD al pie de la letra
Diseñada con GTD en mente, la aplicación de administración de tareas NirvanaHQ presenta listas etiquetadas A continuación, Esperando, Más tarde, Programado y Algún día, además de una bandeja de entrada para capturar ideas sobre la marcha. Nirvana tiene aplicaciones móviles para Android e iOS y una aplicación web que admite varios atajos de teclado para cuando estás en una computadora de escritorio. Cada tarea puede contener una estimación de su tiempo y nivel de energía, por lo que puede encontrar fácilmente actividades energéticamente eficientes cada vez que empiece a fallar pero aún quiera hacer las cosas.
Plataformas compatibles: Android, iOS, web
Precio: gratis con limitaciones; $5/mes o $29/año para Pro; Tarifa fija de $49 para Pro de por vida
nuez
Ideal para usar en una amplia variedad de plataformas
Algunos fabricantes de aplicaciones GTD lanzan una versión para macOS y otra para iOS y listo. Nozbe, sin embargo, también tiene aplicaciones para Windows, Android, Linux, Apple Watch y la web. Admite la colaboración, con niveles de servicio para individuos, equipos pequeños y empresas. A diferencia de muchas otras aplicaciones GTD, Nozbe también ofrece un nivel de servicio gratuito que tiene un límite de cinco proyectos activos.
Plataformas compatibles: Android, iOS, Linux, macOS, web, Windows
Precio: $96/año
Enfoque omnidireccional 3
Ideal para predecir la disponibilidad en una vista de calendario
OmniFocus, ahora en la versión 3 para iOS y con una nueva aplicación para Mac disponible en septiembre de 2018, es una aplicación de gestión de tareas sencilla y potente configurada para GTD. Tiene características y funcionalidades que esperarías, como diferentes áreas para recopilar nuevas ideas (Bandeja de entrada), organizar tus tareas (Proyectos), ver qué es relevante en el momento adecuado (Contexto), etc. Es mejor gestionar el trabajo de un proyecto que todos a la vez, incluso si no estás limitado a hacer ambos. OmniFocus tiene una vista de calendario que puede utilizar para predecir su mejor disponibilidad al planificar nuevas tareas. OmniFocus pertenece a un conjunto de otras aplicaciones de planificación, estructuración y gráficos, lo que la convierte en una buena opción para quienes buscan otras aplicaciones de productividad.
Plataformas compatibles: iOS, macOS
Precio: 39,99 dólares para la aplicación Mac o 79,99 dólares para la Pro; Aplicación iOS por $39.99 adicionales o $59.99 para Pro
Cosas 3
Ideal para ver el progreso
Things 3 es otra aplicación GTD sencilla, con una bandeja de entrada para recopilar ideas y tareas a medida que se les ocurren, y secciones que muestran tareas relevantes actualmente, como Hoy y Próximas. Sin embargo, lo que hace brillar a Things es la atención al detalle. La capacidad de crear encabezados en listas para agrupar o separar elementos, por ejemplo, facilita la evaluación rápida de las tareas. El diseño espacioso de la vista del calendario también hace que la aplicación sea fácil de leer en lugar de verse abarrotada. También tiene un pequeño gráfico que muestra su progreso al completar el proyecto, un pequeño gráfico circular que se completa a medida que verifica las tareas relacionadas. Things 3 se encuentra entre las mejores aplicaciones GTD por su equilibrio entre diseño y funcionalidad, aunque sólo está disponible para dispositivos Mac e iOS.
Plataformas compatibles: iOS, macOS
Precio: $9,99 (iOS), $49,99 (Mac)
Todo (por Appigo)
Es mejor ofrecer un nivel de servicio gratuito.
La aplicación GTD llamada simplemente Everything tiene tres niveles de servicio: Básico, Nube y Para Empresa. La aplicación Básica es gratuita y, dado que lo gratuito es una rareza en esta categoría de aplicaciones, hace que Everything sea atractivo para cualquiera que quiera utilizarla indefinidamente sin pagar. Una interfaz limpia coloca listas inteligentes con temas GTD como Someday y Focus en una barra en el lado izquierdo, junto con sus listas personalizadas y un mini calendario. Si bien el nivel Básico gratuito funciona muy bien, su principal limitación es que no se sincroniza con otros dispositivos. Para ello, tendrá que pagar unos razonables 19,99 dólares al año.
Plataformas compatibles: Android, iOS, macOS, web, Windows
Precio: Gratis para todo lo básico; $19,99/año para Todo Cloud; $39.99/año para todo para empresas
zendone
Ideal para organizar información en carpetas Tickler
Aunque Zendone requiere algo de tiempo para aprender a usarlo correctamente, una vez que lo dominas, se convierte en una poderosa aplicación GTD. También es la única aplicación GTD que he visto que incluye carpetas Tickler, que se utilizan para organizar elementos necesarios en días específicos, como boletos de avión (o en la era digital, números de confirmación y un enlace a una tarjeta de embarque móvil) y facturas a pagar. . Al igual que otras aplicaciones GTD, Zendone ofrece múltiples secciones para escribir, revisar y procesar sus tareas y pensamientos. También tiene muchas otras funciones GTD para etiquetar elementos según el contexto, agregar una estimación de tiempo e indicar cuánta energía requiere la tarea. Aunque Zendone no admite de forma nativa la creación de tareas de correo electrónico, puedes habilitarlo mediante una integración con Evernote .
Plataformas compatibles: Android, iOS, macOS, web
Precio: $60/año
GTD tiene mucho que ofrecer, pero no es para todos. Si no le parece adecuado, intente explorar otras metodologías de trabajo diseñadas para la productividad hasta que algo funcione para usted.
Alternativamente, siempre puedes tomar prestadas las partes de GTD que funcionen mejor para ti y encontrar una herramienta más flexible que te permita implementar el sistema a tu propio estilo. Por ejemplo, hemos descubierto que el uso de aplicaciones kanban para GTD puede proporcionar una experiencia gratificante, especialmente para las personas a las que les gusta organizar visualmente sus tareas.
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