Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros. Al menos este es el principio rector de una buena colaboración. Pero reunir ideas en un espacio digital a menudo puede resultar incómodo. Sin las herramientas de colaboración en equipo adecuadas para respaldar sin problemas un intercambio en tiempo real, puede parecer que todos intentan pensar de la misma manera al mismo tiempo. Es un dolor de cabeza esperando que suceda.
La aplicación de colaboración adecuada puede reunirlos a todos de una manera conveniente, eficiente y menos probable que provoque peleas entre personas. Por supuesto, la mejor opción para sus necesidades dependerá del tipo de trabajo que realice su equipo y de cómo cada uno de ustedes (y todos ustedes) trabajen de manera más efectiva.
Aquí, haré un recorrido por las opciones de software de colaboración diseñadas para ayudarle a usted y a su equipo a hacer que sus futuros esfuerzos de colaboración sean un éxito ( lo siento).
El mejor software de colaboración
- Aplicaciones de chat grupal como Slack
- Software de videoconferencia y uso compartido de pantalla como Zoom
- Pizarras online como Miro
- Software de mapas mentales como MindMeister
- Aplicaciones de grabación de pantalla como Loom
- Software de gestión de proyectos como Asana
- Espacios de trabajo colaborativos como Notion
- Aplicaciones de almacenamiento en la nube como Google Drive
- Gestores de contraseñas como 1Password
Cómo elegir herramientas de colaboración en línea
Las pilas de tecnología de colaboración son como huellas digitales: cada empresa tiene una huella digital única. Si desea ver cuán variados pueden ser los gustos, simplemente busque «pila tecnológica» en Twitter. Entonces, ¿cómo personalizas una colección que funcione para ti y tu equipo? Hay cuatro consideraciones principales.
- ¿Se ajusta a tu presupuesto? El presupuesto de su equipo afecta qué herramientas de colaboración en equipo (y cuántas) puede utilizar. Cuanto menor sea su presupuesto, más querrá optar por aplicaciones todo en uno en lugar de opciones específicas.
- ¿Ayuda con tareas específicas del equipo? Si bien hay algunas tareas que realiza cada equipo, como intercambiar mensajes y colaborar en proyectos, es posible que tengas tareas específicas para cada departamento, que requerirán soluciones más específicas.
- ¿Puedes gestionar el tamaño y la carga de trabajo de tu equipo? El tamaño del equipo y la carga de trabajo pueden afectar el precio de sus herramientas de colaboración, así como las funciones a las que tiene acceso.
- ¿Se integra con sus otras herramientas? A menos que encuentre una empresa unicornio que se encargue de toda su colaboración (no lo hará), tendrá que trabajar en todas las aplicaciones. A medida que tu carga de trabajo crezca, las integraciones entre herramientas serán esenciales, tanto de forma nativa como a través de software que hace integraciones entre programas y aplicaciones web.
Las pilas de software de colaboración varían ampliamente, pero el hecho de que las herramientas exactas sean siempre diferentes no significa que las pilas en sí no tengan mucho en común. Estas son las categorías que debes considerar al crear tu paquete de colaboración.
Software de colaboración de chat grupal
Perder
No se puede colaborar sin comunicación y las aplicaciones de chat grupal son, en este momento, una adición casi necesaria al correo electrónico. La comunicación en tiempo real es un espacio más rápido e informal útil para el trabajo remoto y la colaboración en la oficina . Su equipo puede establecer conexiones, compartir actualizaciones rápidas del proyecto o hacer preguntas en una aplicación de chat. También puedes comunicarte externamente con varias aplicaciones de chat grupal.
Slack es una opción popular cuando se trata de plataformas de chat empresarial, y por una buena razón. Marque todas las casillas en la lista de deseos de chat de su equipo, comenzando con una funcionalidad de chat sólida y personalizable. Además de proporcionar un canal de conversación general que toda tu empresa puede utilizar, Slack te permite crear canales que puedes organizar por equipo, proyecto o cualquier otro tema de tu elección. Las conversaciones en estos canales se pueden organizar en temas, para que pueda sintonizar las discusiones que son más relevantes para usted y bloquear las que no lo son. Y la potente función de búsqueda de Slack facilita la búsqueda de información sin importar en qué canal se encuentre.
Slack también ofrece intercambio de archivos con solo hacer clic y arrastrar, llamadas de audio y video, así como “reuniones” que permiten el coworking basado en audio en tiempo real. Sin embargo, todas estas características tienen un precio. Si tiene un presupuesto limitado, considere alternativas. Aquí están las mejores aplicaciones de chat grupal .
Software de colaboración por videoconferencia y software para compartir pantalla
Acercarse
Algunos trabajos simplemente deben realizarse cara a cara, o al menos de pantalla a pantalla. Para ambas opciones, Zoom tiene sentido. Gracias a su meteórico ascenso durante la pandemia, Zoom se ha convertido en una potencia para las videoconferencias, convirtiendo a personas de todo el mundo en técnicos de iluminación aficionados con prácticas camisetas y pantalones deportivos.
La popularidad de Zoom es comprensible dada su confiabilidad y su entorno de conferencias rico en funciones. Los usuarios pueden programar conferencias con anticipación, utilizar el chat de texto durante la llamada y ajustar la configuración de video hasta el más mínimo detalle. Zoom también proporciona transcripciones y subtítulos en tiempo real.
Además de las funciones de video, los usuarios también tienen acceso a funciones para compartir pantalla disponibles en dispositivos móviles o de escritorio. Comparta y anote archivos o habilite anotaciones conjuntas para una experiencia aún más colaborativa. La función de pizarra de Zoom admite diagramas, uso compartido de imágenes y notas adhesivas para una entrada versátil.
Teniendo todo esto en consideración, queda claro por qué Zoom es la elección de tantas personas cuando se trata de colaboración en línea. Pero no es el único juego que existe y es posible que encuentre una mejor opción en nuestro resumen del mejor software de videoconferencia para equipos o en nuestra lista de las mejores alternativas de Zoom . O, para obtener más opciones para compartir pantalla, consulte estas aplicaciones para compartir pantalla .
Software de colaboración de pizarra en línea
Miro
Incluso la plataforma de conferencias más eficiente no puede evitar que las conversaciones se congelen o se detengan cuando alguien no puede silenciar su avatar de gato. Para una colaboración más centrada, puede dejar de chatear y limitar su trabajo a solo una pizarra.
Incluso por sí solas, las pizarras blancas son plataformas potentes que pueden respaldar los flujos de trabajo de investigación y planificación. Tomemos, por ejemplo , Miro , una herramienta de pizarra disponible en cualquier dispositivo y en la web. Miro ofrece varias plantillas diferentes para guiar tu proyecto, o puedes empezar desde cero si lo prefieres. Agregue formas, texto y notas adhesivas a través de la interfaz intuitiva de arrastrar y soltar. Puede mejorar aún más su experiencia de usuario instalando cualquiera de los complementos disponibles en el mercado de Miro.
Manténgase actualizado mientras viaja con la función de administración de Miro, que rastrea los cambios, asigna tareas y respalda las conversaciones con los miembros del equipo. También puede compartir pantallas y presentar sus pizarras en tiempo real, lo que aumenta sus oportunidades de colaboración en tiempo real.
Software de colaboración de mapas mentales
MindMeister
Otra forma de aumentar tu colaboración online es a través de un mapa mental. Si bien las conferencias y las pizarras son excelentes para respaldar debates de formato libre, un buen mapa mental proporciona una plantilla lista para usar que inspirará su próxima lluvia de ideas y le permitirá ver cómo encaja cada idea (de ahí un “mapa”). .
Si esto le parece útil, MindMeister es una opción sólida para colaborar en un mapa mental. Más conectado que un bloc de dibujo y más fácil de colaborar que PowerPoint, MindMeister le permite crear y conectar ideas, dejar comentarios para su equipo y trabajar juntos para intercambiar ideas y presentar sus grandes ideas. También se conecta directamente a MeisterTask, para que puedas convertir tu sesión de lluvia de ideas en un proyecto viable.
Software de colaboración para grabación de pantalla
Chasis
Si la colaboración en tiempo real no es lo que busca, una aplicación de grabación de pantalla podría ser la mejor opción. Estas herramientas permiten a los usuarios demostrar temas complejos mientras narran de manera útil (o tararean de manera molesta) para brindar un nivel adicional de participación.
Si esta parece ser la mejor opción para sus necesidades, considere Loom . Esta poderosa plataforma le permite grabar su pantalla, pantalla con video de cámara web o simplemente video de cámara web. Edite el video grabado en su navegador y comparta el enlace con sus espectadores.
La opción gratuita de Loom te permite almacenar y compartir hasta 25 vídeos (no más de cinco minutos cada uno). Deberá actualizar a un modelo pago (o subcontratar el intercambio de archivos) si planea alojar más contenido.
Software de colaboración para la gestión de proyectos.
Asanas
Chat, conferencias, grabación de pantalla: todas estas herramientas son excelentes formas de investigar y planificar un proyecto. Pero cuando llegue el momento de sumergirse y hacer el trabajo, probablemente estará buscando una aplicación de gestión de proyectos. Al igual que una cuerda elástica confiable en una carrera de tres piernas, el software de gestión de proyectos adecuado puede mantenerlos a usted y a su equipo juntos para que su proyecto llegue a la meta con éxito.
Para la gestión colaborativa de proyectos, es difícil equivocarse con Asana . Su plataforma te permite organizar tus proyectos en secciones, así como listas de tareas que pueden ser compartidas o privadas. Los usuarios tienen acceso a una función de chat en equipo en la aplicación para respaldar la colaboración, y los suscriptores pagos pueden incluso usar un administrador de carga de trabajo para monitorear los compromisos de los miembros del equipo. Realice un seguimiento de todo con paneles intuitivos para obtener una descripción general de su progreso.
El plan gratuito de Asana te permite realizar un seguimiento de proyectos ilimitados para hasta 15 usuarios, lo que se compara favorablemente con otro software de gestión de proyectos gratuito . Sin embargo, si quieres crecer, echa un vistazo al mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas o al mejor software de gestión de proyectos empresariales .
Si todas estas funciones parecen un poco complicadas, tiene opciones más allá de una aplicación de gestión de proyectos convencional. Por ejemplo, Airtable puede proporcionar una combinación de gestión de proyectos y base de datos personalizable que aún permite el intercambio colaborativo. Y para los fanáticos del método Kanban, consulte las mejores alternativas a Trello .
Software de colaboración para un espacio de trabajo compartido
Noción
Si los enfoques alternativos para la gestión colaborativa de proyectos funcionan mejor para usted, también querrá echarle un vistazo a Notion . Una plataforma de base de datos que es mucho más que una base de datos; Puedes pensar en Notion como una ventaja en la gestión de proyectos; El «plus» en esta ecuación significa una serie de funciones personalizables.
La interfaz limpia e intuitiva de Notion le permite crear tarjetas, generar listas, administrar calendarios, almacenar galerías y diseñar horarios, brindándole todo lo que necesita para una gestión perfecta del flujo de trabajo. A lo largo del camino, las funciones para compartir documentos, comentarios y anotaciones brindan toda la colaboración que necesita para un proyecto exitoso y amigable en equipo. Al mismo tiempo, puede crear bases de datos con capacidad de búsqueda, tanto en línea como de página completa, para rastrear y administrar todos sus datos clave.
Como puede ver, la fortaleza de Notion está en su flexibilidad, pero es posible que encuentre una opción aún mejor para su equipo en nuestra discusión sobre estas alternativas de Notion . Y si solo buscas el aspecto de tomar notas, lee sobre las mejores aplicaciones para tomar notas .
Software de colaboración de almacenamiento en la nube
Google Drive
Para un enfoque de colaboración más centrado en archivos, no puedes equivocarte con el titán del almacenamiento en la nube: Google Drive . Google Drive te permite compartir y administrar todos los archivos importantes de tu proyecto. Y para esos momentos en los que al barista se le cae accidentalmente un café con leche en su enrutador Wi-Fi, también le brinda la posibilidad de trabajar sin conexión reflejando archivos en su computadora local y actualizando los cambios cuando vuelva a conectarse.
Además, Google Drive funciona con varias aplicaciones de terceros para admitir flujos de trabajo personalizados y fluidos. Y las funciones intuitivas de comentarios brindan un registro de su colaboración a lo largo del tiempo.
Software de colaboración para la gestión de contraseñas
1 contraseña
Por supuesto, ninguna de estas opciones ayudará a su equipo a colaborar si alguien no puede acceder a una aplicación debido a una contraseña perdida u olvidada. Para garantizar que todo funcione sin problemas y mantenga a las partes interesadas conectadas sin tener que recurrir a una lista de Post-it arrugada, recomendamos invertir en un administrador de contraseñas seguro y estable.
1Password , por ejemplo, es una buena opción como herramienta fácil de usar que rastrea no solo sus contraseñas, sino también los detalles de su tarjeta de crédito, direcciones y hasta 1 GB de otra información vital que no puede arriesgar a perder. . . Administre sus datos personales y profesionales con bóvedas separadas y aproveche las notificaciones de 1Password para mantenerse actualizado sobre hacks, contraseñas débiles o duplicadas, así como aquellas que podrían fortalecerse mediante la autenticación de dos factores.
Sin embargo, todas estas funciones le costarán: $36 por año por cuenta, para ser exactos. Sin embargo, si quieres hacer alguna comparación, puedes echar un vistazo a los mejores gestores de contraseñas .
Otras herramientas de colaboración
Algunas o todas estas herramientas pueden ayudar a su equipo a estar (y permanecer) en sintonía cuando se trata de colaboración. Para obtener aún más ayuda para mantener todo junto, puede aprovechar estas otras categorías de software de colaboración.
- Los planificadores de reuniones le ayudan a evitar interminables correos electrónicos al planificar su próxima reunión. Aproveche un programador convencional u opte por un asistente de programación con tecnología de inteligencia artificial .
- Si su trabajo involucra marketing o ventas (o marketing y ventas), entonces querrá aprovechar el software CRM , incluidas estas herramientas gratuitas de CRM y CRM para pequeñas empresas .
- Si se concentra más en presentaciones creadas o realizadas en equipo, consulte el mejor software de presentaciones .
Conecte sus plataformas de colaboración
Las herramientas colaborativas para empresas pueden simplificar tareas específicas, como programar reuniones o compartir documentos. Pero cuantas más herramientas utilices, más tendrás que cambiar entre pestañas para realizar tu trabajo. Conectar sus aplicaciones colaborativas y configurar automatizaciones para tareas repetitivas garantiza que no se pierdan datos y le permite dedicar su tiempo a tareas más humanas.
